Guida al Controllo di Gestione per le Aziende di Trasporto

Quando si Fa il Controllo di Gestione?

Il controllo di gestione aziendale è l’attività continuativa che deve essere svolta con regolarità per garantire il monitoraggio costante delle performance aziendali. Alcuni momenti chiave includono:

• Pianificazione e Budgeting annuale, per definire obiettivi e previsioni finanziarie;
• Analisi mensili e trimestrali, per confrontare i risultati ottenuti con le previsioni e attuare eventuali correzioni;
• Valutazione degli investimenti, per analizzare la convenienza di nuove acquisizioni di mezzi o tecnologie;
• Situazioni di emergenza o crisi, per prendere decisioni rapide in risposta a eventi imprevisti, come l’aumento improvviso del costo del carburante;
• Fine anno fiscale, per chiudere il bilancio e valutare le strategie per l’anno successivo.

Le Fasi del Controllo di Gestione nelle Aziende di Trasporto

Implementare un efficace sistema di controllo di gestione richiede un processo strutturato che si sviluppa in più fasi che hanno un obiettivo specifico ed è essenziale per garantire che le decisioni aziendali siano prese in maniera razionale e informata.

1. Budgeting

Il budgeting è la fase iniziale del controllo di gestione, in questa prima fase vengono stabiliti gli obiettivi economici e finanziari dell’azienda identificando le voci di costo principali e defininendo i parametri di spesa per ottimizzare l’impiego delle risorse disponibili.

2. Misurazione e Rilevazione dei Dati

Durante la fase dello studio dei dati, gli strumenti per il controllo di gestione permettono di avere un’accurata misurazione e di analizzare i dati relativi ai costi e alle performance aziendali.

3. Analisi degli Scostamenti

L’analisi degli scostamenti permette di identificare inefficienze e di adottare misure correttive tempestive confrontando i dati con il budget iniziale per individuare eventuali differenze tra previsioni e risultati effettivi.

4. Attuazione dei Correttivi

Dopo aver individuato le criticità, si procede con l’implementazione di azioni correttive includendo la revisione delle tratte, l’ottimizzazione del consumo di carburante, la rinegoziazione dei contratti con i fornitori o la formazione del personale su pratiche di guida più efficienti.

5. Monitoraggio Continuo e Revisione

Il controllo di gestione non è un processo statico, ma deve essere aggiornato e adattato costantemente , monitorando le performance aziendali e rivedendo  le strategie adottate. Questo consente di migliorare progressivamente l’efficienza operativa e la redditività dell’azienda.

Gestione dei Costi nel Settore dei Trasporti: Diretti, Indiretti e Redditività

Nel settore dei trasporti, una gestione finanziaria efficace passa attraverso una chiara distinzione tra costi diretti e costi indiretti. Questa suddivisione permette alle aziende di ottimizzare le spese, migliorare la redditività e prendere decisioni strategiche basate su dati concreti.

Costi Diretti: Le Spese Operative Giorno per Giorno

I costi diretti sono tutte quelle spese che derivano direttamente dall’attività quotidiana di trasporto. Tra le voci più importanti troviamo il carburante, che rappresenta una delle spese più significative, soggetta alle oscillazioni di prezzo e all’efficienza dei mezzi utilizzati. Per questo motivo, molte aziende scelgono strategie di approvvigionamento intelligenti, come accordi con fornitori o l’uso di carte carburante aziendali, per ottenere tariffe migliori.

Un altro costo rilevante è quello della manutenzione dei veicoli. Ogni mezzo necessita di controlli regolari, cambi di olio, sostituzione di pneumatici e riparazioni straordinarie. Qui, l’uso di tecnologie avanzate come la manutenzione predittiva può fare la differenza, permettendo di intervenire prima che si verifichino guasti importanti, riducendo i tempi di fermo e migliorando l’efficienza operativa.

Anche il personale operativo, ovvero autisti, tecnici e addetti alla logistica, rientra tra i costi diretti. Lo stipendio, eventuali straordinari, rimborsi viaggio e formazione rappresentano una spesa costante. Per ottimizzare questi costi, molte aziende implementano software di gestione flotte (TMS – Transport Management System), che consentono di pianificare al meglio turni e percorsi, evitando sprechi di tempo e risorse.

Infine, i pedaggi autostradali e le tariffe di accesso a zone a traffico limitato o porti marittimi costituiscono un ulteriore costo da considerare. In questo caso, una buona strategia consiste nell’analizzare i percorsi per individuare le soluzioni più economiche e convenienti, magari sfruttando il telepedaggio aziendale per ridurre i tempi di attesa e ottenere condizioni agevolate.

Costi Indiretti: Le Spese Strutturali di un’Azienda di Trasporti

Oltre ai costi legati all’operatività quotidiana (ad esempio carburante, pedaggi, manutenzioni straordinarie), esistono voci di spesa che non possono essere ricondotte direttamente a al singolo viaggio, ma che influiscono sull’intero business. Questi oneri, denominati costi indiretti, comprendono essenzialmente:

1. Costi di Struttura: Rientrano in questa categoria tutti i costi legati al mantenimento e al funzionamento dell’azienda, come affitti, utenze (energia, acqua, gas, internet), manutenzione degli uffici, licenze software e servizi di consulenza (fiscale, legale, IT). Sono spese continuative e spesso “invisibili” rispetto all’attività di trasporto in sé, ma che hanno un impatto rilevante sulla redditività complessiva.
2. Dipendenti di Struttura: Si tratta di tutto il personale non direttamente operativo sui mezzi, come addetti amministrativi, contabili, responsabili HR, commerciali e manager. Gli stipendi, i contributi previdenziali, la formazione e i benefit di queste figure rappresentano costi che, pur non essendo riferiti a uno specifico viaggio, risultano comunque fondamentali per il corretto funzionamento dell’impresa.
3. Auto Aziendali: Molte aziende di trasporto mettono a disposizione del personale di struttura autovetture da utilizzare per trasferte, meeting con clienti o altre esigenze operative. Le relative spese di leasing, assicurazione, manutenzione e carburante rientrano tra i costi indiretti, in quanto non legate alle tratte di trasporto merci.

Analisi della Redditività: Il Ruolo del Margine Operativo Lordo (MOL)

Per capire se un servizio di trasporto è davvero redditizio, è fondamentale calcolare il Margine Operativo Lordo (MOL), che rappresenta la differenza tra i ricavi ottenuti e i costi operativi sostenuti.

Se prendiamo come esempio un’azienda di trasporti che realizza 100.000 euro di ricavi, ma deve sostenere 60.000 euro di costi diretti (carburante, personale, manutenzione, pedaggi) e 20.000 euro di costi indiretti (assicurazioni, leasing, ammortamento, amministrazione), il MOL sarà pari a 20.000 euro. Questo valore fornisce un’indicazione chiara della redditività dell’attività e permette di individuare possibili aree di miglioramento.

Per aumentare il MOL, le aziende possono adottare diverse strategie, come la riduzione dei costi diretti attraverso una gestione più efficiente della flotta e l’utilizzo di tecnologie avanzate per il monitoraggio dei consumi. Allo stesso tempo, la razionalizzazione dei costi indiretti e una strategia di pricing più efficace possono contribuire a migliorare i margini di guadagno.

Gestione dei Costi: Fissi e Variabili

Nel settore dei trasporti, la gestione dei costi fissi e costi variabili è essenziale per avere il quadro preciso della struttura dei costi aziendali e per poter intraprendere azioni mirate di ottimizzazione. Se da un lato i costi fissi gravano sull’azienda indipendentemente dalla quantità di servizi di trasporto erogati, dall’altro i costi variabili aumentano o diminuiscono in funzione dell’effettivo utilizzo dei mezzi e delle attività svolte.

Costi Fissi

I costi fissi sono quelle spese che l’azienda deve sostenere anche quando il veicolo è fermo, ovvero indipendentemente dal numero di chilometri percorsi o dal volume di merci trasportato. Rientrano in questa categoria:

1. Costo d’acquisto del veicolo e oneri finanziari: Comprende la rata di leasing o mutuo per l’acquisto del mezzo e gli interessi passivi eventualmente legati al finanziamento. Incide costantemente sul bilancio, anche se il veicolo non sta effettuando alcun trasporto.
2. Imposte di immatricolazione e IPT (Imposta Provinciale di Trascrizione): Si tratta di costi amministrativi dovuti alla registrazione e alla messa in strada dei mezzi. Sono spese una tantum, ma rientrano nei costi fissi in quanto legate alla proprietà/possesso del veicolo.
3. Assicurazioni: RCA (Responsabilità Civile Auto), assicurazione per la merce trasportata e eventuali polizze accessorie sono polizze che devono essere pagate a prescindere dall’utilizzo effettivo del veicolo.
4. Costo base del personale addetto alla guida: La parte fissa dello stipendio dell’autista (o del personale viaggiante) rientra tra i costi fissi, non dipende dal numero di viaggi effettuati.
5. Iscrizione all’Albo degli Autotrasportatori: La tassa d’iscrizione dell’attività di trasporto conto terzi rappresenta una spesa annuale (o periodica) che va sostenuta per poter operare legalmente sul mercato.

Perché è importante la gestione dei costi fissi?
I costi fissi incidono sulla struttura stessa dell’azienda: più è alta la quota di costi fissi, maggiore è la necessità di un volume minimo di attività che permetta di coprirli e generare utile. Un errore comune è sottovalutarne l’impatto, riducendo il margine di guadagno quando i mezzi sono sottoutilizzati o fermi per periodi prolungati.

Costi Variabili

I costi variabili sono direttamente correlati all’intensità dell’attività di trasporto. Aumentano o diminuiscono in base ai chilometri percorsi, ai viaggi effettuati e alla mole di lavoro richiesta. Tra i principali rientrano:

1. Carburante: Spesso rappresenta il costo variabile più elevato essendo soggetto a fluttuazioni di prezzo di mercato e dipendendo dal consumo effettivo legato ai tragitti percorsi.
2. Lubrificanti: Olio motore e altri fluidi necessari al corretto funzionamento del veicolo  aumentano con l’intensificarsi dell’uso dei mezzi.
3. Pneumatici: L’usura dei pneumatici dipende dal chilometraggio e dallo stile di guida, le riparazioni straordinarie incidono sui costi variabili.
4. Attività di manutenzione e riparazione straordinarie: Oltre alla manutenzione ordinaria (spesso considerata più vicina ai costi fissi), interventi straordinari dipendono dalla frequenza e dall’intensità di utilizzo dei mezzi. Guasti, incidenti o rotture improvvise causano spese aggiuntive non sempre prevedibili.
5. Parte variabile del salario dell’addetto alla guida: Trasferte, indennità di viaggio e straordinari crescono in relazione ai giorni di lavoro effettivi in trasferta, alle ore di guida in più e alle necessità operative.

Perché è importante la gestione dei costi variabili?
I costi variabili riflettono l’efficienza operativa dell’azienda di trasporto gestendoli in modo ottimale per pianificare percorsi che riducano il consumo di carburante, negoziare sconti con i fornitori di pneumatici, programmare la manutenzione in modo da anticipare guasti e minimizzare i fermi veicolo. Il buon controllo di gestione deve monitorare costantemente questi costi, perché incidono in modo diretto e immediato sulla marginalità di ogni singolo viaggio.

Strumenti per il Monitoraggio e l’Ottimizzazione

Oggi tra i diversi strumenti di controllo di gestione bisogna sicuramente prendere in considerazione i Transport Management System (TMS), che rappresentano una delle soluzioni più efficaci per migliorare l’efficienza logistica. I TMS consentono di gestire e ottimizzare le operazioni di trasporto e logistica, riducendo gli errori umani e migliorando la produttività dell’azienda di trasporti.

Le piattaforme di Business Intelligence offrono strumenti avanzati per l’analisi dei dati aziendali, consentendo di individuare inefficienze e ottimizzare i processi decisionali. Infine, i sistemi ERP supportano la gestione finanziaria e amministrativa, integrando le informazioni aziendali in un unico ambiente digitale.

Molte aziende utilizzano ancora fogli Excel per gestire i propri dati andando incontro a numerosi limiti come l’aumento di errori, la gestione dei dati che diventa più complessa con l’aumento del volume di lavoro e l’assenza di automazione che limita la capacità di analisi in tempo reale. Per queste ragioni, l’adozione di strumenti digitali più avanzati, come i TMS e i sistemi ERP, riescono a garantire una gestione più efficiente e accurata dei processi aziendali.

Migliorare la Marginalità dei Servizi Offerti nel Settore dei Trasporti

Per un’azienda di trasporto, la marginalità è l’indicatore chiave di sostenibilità e crescita. Ottimizzare il rapporto tra costi e ricavi non significa solo ridurre le spese, ma farlo in modo strategico, senza compromettere la qualità del servizio. L’integrazione di strumenti di gestione avanzati gioca un ruolo fondamentale in questo processo, permettendo di prendere decisioni basate su dati concreti e migliorare l’efficienza complessiva dell’azienda.

Monitoraggio Costante e KPI Aziendali

Per garantire il miglioramento della marginalità, è essenziale implementare un sistema di monitoraggio continuo delle performance aziendali. I Key Performance Indicators (KPI) più rilevanti nel settore dei trasporti includono:

•         Costo per chilometro percorso: consente di valutare l’efficienza economica dei mezzi e identificare eventuali sprechi.
•         Consumo medio di carburante: il monitoraggio preciso aiuta a individuare anomalie e implementare strategie di risparmio.
•         Tempo medio di consegna: ridurre ritardi e inefficienze migliora il servizio e aumenta la soddisfazione del cliente.
•         Tasso di utilizzo della flotta: la gestione ottimale dei veicoli riduce i costi fissi per mezzo e massimizza il rendimento.
•         Margine operativo lordo (MOL) per tratta o servizio: permette di identificare le tratte più redditizie e quelle da rivedere.

L’uso di software avanzati per il monitoraggio in tempo reale consente di raccogliere e analizzare questi dati, permettendo di attuare strategie mirate per migliorare la marginalità.

I Vantaggi del Controllo di Gestione nelle Aziende di Trasporto

Implementare un efficace sistema di controllo di gestione offre numerosi benefici:

• Migliore redditività: consente di identificare inefficienze e ridurre sprechi, migliorando la marginalità operativa;
• Ottimizzazione delle risorse: permette una gestione più razionale della flotta, del personale e delle infrastrutture;
• Decisioni strategiche basate su dati concreti: fornisce report dettagliati e analisi approfondite per guidare le scelte aziendali;
• Maggiore adattabilità alle variazioni di mercato: aiuta a rispondere con rapidità a cambiamenti nei costi e nella domanda;
• Controllo finanziario più rigoroso: evita sorprese nei bilanci aziendali e garantisce la sostenibilità economica;
• Miglioramento della qualità del servizio: consente di offrire ai clienti un servizio più affidabile ed efficiente.

Il controllo di gestione non è un’attività accessoria, ma un pilastro fondamentale per qualsiasi azienda di trasporto che voglia rimanere competitiva in un mercato in continua evoluzione. Un sistema ben strutturato permette di ridurre i costi, migliorare la redditività e ottimizzare le operazioni aziendali. Attraverso l’adozione di tecnologie avanzate, il monitoraggio costante dei KPI e l’approccio strategico alla gestione dei costi, le imprese possono affrontare con successo le sfide del settore e garantirsi un futuro sostenibile e profittevole.