Lettera di Vettura: Cos’è, Come Compilarla e Gestirla Online

La lettera di vettura è il documento fondamentale nel settore della logistica e dei trasporti, in quanto che si tratti di spedizioni nazionali o internazionali, di trasporti su gomma o per via aerea, la LDV certifica il passaggio della merce tra mittente, trasportatore e destinatario. Oggi, con l’evoluzione digitale, la gestione delle lettere di vettura si è semplificata grazie all’uso di software gestionali per trasporti, che consentono di generare, stampare e tracciare i documenti in modo automatico.

Lettera di Vettura: Definizione e Significato

La lettera di vettura (LDV) o mandato di trasporto, è il documento ufficiale che accompagna una spedizione durante il trasporto e riporta tutte le informazioni essenziali riguardanti il carico: mittente, destinatario, natura e quantità della merce, condizioni di spedizione, istruzioni speciali. La LDV funziona come certificazione del contratto di trasporto stipulato tra le parti e spesso rappresenta anche la ricevuta che conferma la presa in carico da parte del vettore.

La presenza della LDV è obbligatoria per legge in molte tipologie di trasporto, in particolare per i trasporti su strada, aerei e internazionali e inoltre c’è da aggiungere che il mandato di trasporto non è soltanto un adempimento burocratico ma è anche lo strumento gestionale, integrato nei sistemi software per la pianificazione, il controllo delle spedizioni e la tracciabilità in tempo reale.

Cos’è la Lettera di Vettura (LDV)

L’acronimo LDV indica “Lettera di Vettura” ed è comunemente usato in ambito operativo per fare riferimento a questo documento e la sua funzione principale è attestare che il trasporto della merce è avvenuto secondo quanto concordato, riportando in modo dettagliato i dati del carico, le condizioni e le responsabilità.

In molte situazioni, la LDV è fondamentale anche per gestire i reclami in quanto se una consegna arriva danneggiata o incompleta, le informazioni contenute nella lettera di vettura rappresentano la base per determinare eventuali responsabilità. Inoltre a seconda delle esigenze aziendali, la LDV può essere personalizzata, integrata in sistemi ERP o stampata automaticamente dai software gestionali per trasporti. Infine, negli ultimi tempi, l’utilizzo del formato digitale (e-LDV) sta diventando sempre più diffuso, specialmente tra le aziende che vogliono velocizzare le operazioni e ridurre gli errori perchè la e-LDV consente l’emissione, la firma e la trasmissione del documento in formato elettronico, eliminando la necessità della copia cartacea e rendendo l’intero processo più tracciabile e sicuro.

Lettera di Vettura vs Lettera di Viaggio: le differenze

La distinzione importante da chiarire è quella tra la lettera di vettura e la lettera di viaggio, due documenti che rispondono a finalità differenti. Nello specifico la LDV ha valore contrattuale e serve a documentare l’accordo tra il mittente e il vettore, contenendo le condizioni della spedizione e i dati dei soggetti coinvolti, quindi è il documento “verso l’esterno” ed è utilizzato anche in sede legale in caso di contestazioni.

La lettera di viaggio, invece, è il documento gestionale e interno all’azienda di trasporto in quanto viene compilata per ogni missione o viaggio di un mezzo e include informazioni come: numero del viaggio, tratte previste, autista assegnato, chilometraggio, orari, e riferimenti a più lettere di vettura che saranno caricate a bordo. In sintesi:

Lettera di Vettura: documento legale e contrattuale; coinvolge mittente, vettore, destinatario.
Lettera di Viaggio: documento gestionale interno; organizzativo e logistico, utilizzato dal trasportatore per pianificare e gestire le attività operative.

Tipologie di Lettera di Vettura

Le tipologie di mandato di trasporto sono diverse, a seconda del mezzo di trasporto utilizzato e del contesto normativo, ogni tipo risponde a regole specifiche e può includere informazioni diverse.

Lettera di Vettura Internazionale e AWB

La lettera di vettura internazionale viene utilizzata nei trasporti tra paesi differenti, dove è necessario certificare l’accordo tra le parti e garantire il rispetto delle norme doganali. Tra le varie tipologie l’esempio emblematico è la lettera di vettura AWB (Air Waybill), la ldv aerea, che accompagna tutte le spedizioni via cargo aereo.

L’AWB è emessa dalla compagnia aerea o dallo spedizioniere e include, oltre alle informazioni standard (mittente, destinatario, descrizione merce), dati specifici del trasporto aereo: codici degli aeroporti di partenza e arrivo, numero del volo, peso lordo, condizioni speciali e inoltre ha anche valore di ricevuta di carico e può essere emessa in formato elettronico (e-AWB), oggi sempre più diffuso.

Lettera di Vettura CMR per i trasporti su strada

La Lettera CMR è il mandato di trasporto regolato dalla Convenzione di Ginevra del 1956, valida per i trasporti internazionali su strada nei paesi che hanno aderito alla convenzione certificando il contratto tra mittente, trasportatore e destinatario e ha pieno valore legale in caso di controversie.

Inoltre la CMR include dettagli obbligatori come: nomi delle parti coinvolte, luogo di carico e scarico, descrizione delle merci, numero di colli, peso, condizioni di trasporto e responsabilità e la corretta compilazione è fondamentale per evitare sanzioni e problemi doganali. Infine, la lettera cmr può essere emessa anche in formato elettronico (e-CMR), consentendo maggiore tracciabilità e riduzione dei tempi amministrativi.

Lettera di Vettura per Corrieri: SDA, DHL e altri esempi

I principali corrieri espressi, come SDA, DHL, UPS o GLS, utilizzano una propria lettera di vettura personalizzata, integrata nei rispettivi sistemi digitali, che è generata automaticamente tramite le piattaforme online del corriere al momento della spedizione, e includono:

Dati del mittente e del destinatario;
Dettagli sulla merce (peso, dimensioni, numero colli);
Codice di tracking univoco per il tracciamento;
Etichetta di spedizione da applicare sul pacco;
Condizioni generali di trasporto.

Spesso la LDV per corriere include anche il codice a barre per la lettura automatica nei centri di smistamento e hanno valore contrattuale oltre a essere essenziali per gestire il ritiro, la consegna e l’eventuale apertura di reclami o giacenze.

Compilazione della Lettera di Vettura

La compilazione della lettera di vettura è un passaggio importante nel processo di spedizione, poiché da essa dipende la correttezza giuridica e logistica dell’intero trasporto, in quanto la LDV incompleta o errata può invalidare il contratto di trasporto, causare ritardi nei controlli doganali o far sorgere controversie tra committente, vettore e destinatario. Quindi, per questo, è essenziale adottare un processo strutturato e, se possibile, digitalizzato.

Compilazione Lettera di Vettura: dati e informazioni obbligatorie

La lettera di vettura deve includere tutti gli elementi che identificano con precisione la merce e le condizioni del trasporto, quindi oltre ai dati anagrafici e di contatto delle parti coinvolte, è fondamentale inserire:

Numero progressivo della spedizione, utile per la tracciabilità interna;
Codice cliente o numero ordine, per facilitare l’incrocio con il sistema gestionale;
Unità di misura della merce (es. Kg, Litri, m³), in base al tipo di prodotto;
Condizioni particolari di trasporto, come esigenze di temperatura controllata, trasporto ADR (merci pericolose), vincoli orari;
Indicazioni di contrassegno, se è previsto pagamento alla consegna;
Riferimenti normativi quando richiesti (es. indicazioni CMR per i trasporti internazionali su strada);
Numero colli e tipologia degli imballi (pallet, scatole, fusti, ecc.);
Responsabilità assicurativa, se a carico del vettore o del mittente;
Eventuali allegati, come certificati, documenti doganali, fatture, packing list.

Infine la firma del mittente certifica la correttezza delle informazioni dichiarate, mentre la firma del vettore conferma il ritiro della merce alle condizioni specificate. In aggiunta, in molti casi, soprattutto per i trasporti internazionali, è richiesto anche il timbro aziendale.

Come generare e stampare la Lettera di Vettura con un software gestionale trasporti

Nel contesto attuale, è impensabile gestire manualmente centinaia di LDV al mese ed è per questo motivo, che le aziende più evolute adottano software gestionali per la logistica e il trasporto, che permettono di automatizzare la generazione e la compilazione della LDV, garantendo maggiore accuratezza e tempi di gestione ridotti.

Il software gestionale che viene considerato adeguato consente di:

Precompilare automaticamente la ldv partendo dall’ordine, la missione o il documento di trasporto già presente;
Recuperare i dati cliente, indirizzi e specifiche merceologiche dal database aziendale;
Configurare diversi modelli di LDV, anche in base al tipo di spedizione (es. LDV nazionale, internazionale, corriere, ecc.);
Applicare la firma digitale secondo normativa eIDAS o creare un flusso documentale elettronico (e-LDV);
Collegare la LDV al codice di tracking per mantenere coerenza tra documentazione e tracciabilità;
Gestire l’archiviazione digitale, integrando la LDV nel fascicolo elettronico del viaggio;
Stampare la lettera di vettura nel layout richiesto o generarla in formato PDF per l’invio via email o API.

Quindi, l’utilizzo di software gestionali specifici, migliora l’efficienza operativa, riduce drasticamente il rischio di errore umano, facilita i controlli in caso di verifica e rende la gestione documentale completamente editabile.

Differenze tra DDT e Lettera di Vettura: cosa cambia davvero?

Nel panorama della logistica italiana, il Documento di Trasporto (DDT) e la Lettera di Vettura (LDV) sono spesso confusi o utilizzati come sinonimi, ma in realtà rispondono a logiche e finalità differenti, sia dal punto di vista normativo che operativo.

1. Finalità del documento

DDT: ha uno scopo fiscale e amministrativo e serve a documentare il trasferimento della merce da un soggetto a un altro, specificando la causale (vendita, conto visione, reso, riparazione, ecc.). Inoltre è usato soprattutto nella gestione interna tra imprese e nella fase di fatturazione differita.
LDV: ha una funzione prettamente logistica ed è il documento che accompagna fisicamente la merce durante il trasporto e contiene tutte le informazioni operative relative al viaggio (mittente, vettore, destinatario, merce, tempi, modalità). Inoltre ha valore contrattuale tra le parti coinvolte nel trasporto.

2. Contesto di utilizzo

Il DDT è obbligatorio per legge nel caso di trasporti legati a cessioni o movimentazioni rilevanti ai fini fiscali (es. vendita o conto deposito).
La Lettera di Vettura è invece obbligatoria per il trasportatore e rappresenta la prova del contratto di trasporto, soprattutto nei casi di spedizioni affidate a corrieri, trasportatori terzi o per il trasporto internazionale.

3. Contenuto e struttura

Il DDT deve contenere:

- Dati anagrafici di mittente e destinatario
- Descrizione dei beni trasportati
- Causale del trasporto
- Quantità e data
- Eventuali riferimenti alla fattura

La LDV include:

- - Dati del mittente, destinatario e trasportatore
  - Tipo e quantità di merce
  - Condizioni di trasporto
  - Istruzioni operative (es. orari di scarico, modalità di consegna)
  - Codice di tracking o riferimento di spedizione
  - Firma del mittente e del vettore

4. Validità legale e responsabilità

Il DDT viene spesso firmato solo dal mittente o dal destinatario, ed è rilevante in ambito fiscale e contabile.
La LDV, invece, deve essere firmata dal vettore, e ha valore legale nel caso di contestazioni, ritardi o danni alla merce. Può essere usata come prova in sede contrattuale.

5. Formato e digitalizzazione

Entrambi i documenti possono esistere in formato cartaceo o elettronico (es. PDF, XML), ma negli ultimi anni si è diffusa la e-LDV per velocizzare i processi di tracciamento e gestione documentale nel trasporto.

Gestione della Spedizione e Tracciabilità

La lettera di vettura non è solo il documento obbligatorio per accompagnare la merce, ma il nodo centrale della logistica digitale perchè una LDV ben integrata consente infatti di orchestrare il flusso delle informazioni tra tutti i soggetti coinvolti nella spedizione: mittente, trasportatore, destinatario, corriere, magazzino e clienti finali. Quindi, in sintesi, nei sistemi gestionali moderni, la LDV è il punto di partenza per attivare in modo automatizzato i meccanismi di tracking, notifica, verifica e controllo qualità.

Codice di Tracking e Lettera di Vettura

Il codice di tracking è l’identificativo univoco collegato direttamente alla LDV e viene generato automaticamente dal gestionale o dal sistema del corriere, consentendo il monitoraggio costante della spedizione. Il codice può assumere diversi formati (alfanumerici, barcode lineari o QR code), ma ha sempre la stessa funzione: tracciare digitalmente ogni fase della movimentazione.

Nel dettaglio, il codice di tracking:

Viene collegato a ogni collo o unità di carico (pallet, pacco, busta, container);
È scansionabile in tempo reale a ogni nodo della supply chain (magazzini, hub, mezzi di trasporto, punti di ritiro);
Aggiorna automaticamente lo stato della spedizione, modificando fasi come “ritirato”, “in transito”, “in consegna”, “consegnato”;
È visibile non solo al trasportatore, ma anche al mittente e al destinatario, aumentando la trasparenza verso il cliente finale;
Può essere integrato con notifiche automatiche via email o SMS, segnalando eventi importanti (ritardi, tentativi di consegna, avvisi di giacenza).

Inoltre, in caso di reclami o danni, il codice di tracking consente di risalire con precisione al punto esatto in cui è avvenuto l’errore o l’anomalia, semplificando le indagini e i processi assicurativi.

Creazione dell’Etichetta di Spedizione automatica

L’etichetta di spedizione è lo strumento visivo che collega il documento digitale della LDV alla merce fisica e la sua generazione non è più un’attività manuale, ma il processo è totalmente automatizzato e avviene all’interno del software gestionale o della piattaforma del corriere migliorando notevolmente l’andamento della logistica ecommerce.

Il sistema efficace permette di:

Creare automaticamente l’etichetta nel momento in cui viene emessa la LDV;
Stampare l’etichetta in formato termico o PDF, pronta per essere applicata sul collo;
Includere nella stessa etichetta codice di tracking, barcode, mittente, destinatario, punti di transito, peso e dimensioni;
Personalizzare il layout grafico con il logo aziendale o secondo le specifiche del corriere (es. lettera di vettura DHL e lettera di vettura SDA);
Associare automaticamente etichette e colli alla missione di viaggio, semplificando la gestione dei carichi a bordo dei mezzi.

Inoltre, nei sistemi più evoluti:

L’etichetta è sincronizzata con la LDV elettronica (e-LDV);
È possibile effettuare verifiche incrociate in tempo reale: se la merce non ha l’etichetta o il codice non è associato, il sistema blocca l’uscita del collo;
Viene tracciata la stampa dell’etichetta: è possibile sapere quando, dove e da chi è stata generata, migliorando il controllo interno.

L’utilizzo dell’etichetta di spedizione migliora l’affidabilità dell’intera catena logistica, riducendo gli errori di carico e spedizione, evitando inversioni di colli e aumentando la velocità del picking e del check-out magazzino.

Lettera di Vettura e Logistica per WS Infinity

In WS Infinity, la gestione della Lettera di Vettura (LDV) è completamente integrata all’interno del modulo logistico, offrendo un approccio centralizzato e automatizzato che elimina la necessità di documenti esterni, fogli Excel o passaggi manuali.

Inoltre ogni LDV viene generata in automatico nel momento in cui viene creata una nuova missione di trasporto recuperando tutti i dati già presenti nel gestionale (mittente, destinatario, merce, targa del mezzo, conducente e orari di carico/scarico) e organizzandoli nel documento secondo le specifiche richieste dalla normativa e dalle esigenze operative.

Collega ogni lettera a viaggi, autisti, mezzi e servizi accessori

WS Infinity collega automaticamente ogni LDV al viaggio a cui è associata, creando una catena logica tra ordine, missione, veicolo e conducente permettendo all’utente di non inserire più volte gli stessi dati, ma di lavorare sempre su informazioni coerenti e condivise in tempo reale. Inoltre, è possibile associare servizi accessori, come facchinaggio, contrassegni o consegne con appuntamento, direttamente all’interno della LDV.

Archiviazione, revisione e invio digitale

Tutte le lettere di vettura generate vengono archiviate digitalmente, associate alla relativa missione e consultabili in ogni momento dal pannello documentale ed è anche possibile:

Scaricarle in PDF, personalizzate con il logo aziendale;
Firmarle digitalmente, con firma remota o OTP;
Inviare il documento via email direttamente al cliente o al destinatario finale, senza uscire dalla piattaforma.

Integrazione con sistemi di tracking e controllo flotta

La LDV non è un documento isolato: in WS Infinity, ogni lettera è integrata con il sistema GPS e telematico, aggiornandosi automaticamente con l’avanzamento del viaggio. Quando il mezzo entra in una zona geofence o completa la consegna, il sistema può: