Rinnovo carta tachigrafica: come fare, costi e documenti

Rinnovo carta conducente: quando presentare la domanda?

La carta tachigrafica del conducente è personale e riporta una data di scadenza, che va controllata direttamente sul documento, come già introdotto precedentemente la sua durata massima è di cinque anni, come previsto dall’articolo 26 del Regolamento (UE) n. 165/2014.

Nello specifico l’articolo 28 dello stesso regolamento stabilisce che il titolare deve presentare la domanda di rinnovo non oltre il termine dei 15 giorni lavorativi che precedono la scadenza e inoltre sono giorni lavorativi, non giorni di calendario: per organizzarsi correttamente occorre considerare anche fine settimana e festività.

Esiste inoltre un limite tecnico da verificare presso la Camera di Commercio, infatti gli uffici di Firenze e Treviso-Belluno indicano che, per il rinnovo per scadenza, la pratica non può essere lavorata prima dei 30 giorni di calendario antecedenti la scadenza. Pertanto per il conducente questo significa che è utile preparare tutto in anticipo, ma presentare materialmente la domanda nella finestra consentita dall’ufficio competente.

Infine controllare la scadenza con mesi di anticipo resta una buona pratica, anche se la domanda va presentata nella finestra ammessa. In aggiunta il rinnovo tardivo rimane possibile, ma può lasciare il conducente senza un documento valido durante l’attesa.

Come rinnovare la carta del conducente: la procedura

Per il rinnovo bisogna rivolgersi alla Camera di Commercio del territorio in cui il conducente ha la propria residenza, verificando le istruzioni aggiornate per la carta conducente. La procedura va distinta dalla prima emissione, anche quando si utilizza lo stesso modulo e il percorso ordinario prevede alcuni passaggi:

1. Controllare la scadenza riportata sulla carta e individuare la Camera di Commercio competente.
2. Scaricare il modulo ufficiale dal sito dell’ente, scegliendo la causale di rinnovo per scadenza.
3. Preparare gli allegati, verificando che documenti e fotografia siano in corso di validità e conformi alle istruzioni.
4. Effettuare il pagamento dei diritti di segreteria e delle eventuali spese di spedizione attraverso i canali indicati.
5. Presentare la domanda allo sportello, tramite posta, in modalità elettronica o attraverso un intermediario, se il canale scelto è previsto dalla Camera competente.
6. Seguire le modalità di consegna, che possono prevedere il ritiro della nuova carta oppure la spedizione all’indirizzo indicato.

Inoltre non tutte le Camere di Commercio accettano le stesse modalità di invio, per esempio a Firenze, il conducente o il datore di lavoro per i propri autisti può presentare la pratica allo sportello su appuntamento, per posta oppure attraverso il canale elettronico indicato sul sito istituzionale mentre a Treviso-Belluno sono previste condizioni specifiche per la trasmissione digitale e l’eventuale delega.

È quindi essenziale seguire le istruzioni della propria Camera, verificando indirizzo, orari e necessità di prenotazione prima di pagare o inviare gli allegati.

Rinnovo carta tachigrafica: quali documenti servono?

Per completare il rinnovo della carta tachigrafica servono il modulo e gli allegati che attestano identità, titolo di guida e pagamento. Il modello può essere denominato anche «Richiesta carta tachigrafica» e prevedere più causali: va selezionata quella del rinnovo per scadenza e inoltre sulla base delle indicazioni pubblicate dalla Camera di Commercio di Firenze, la documentazione ordinaria per un cittadino dell’Unione europea comprende:

• Modulo di richiesta compilato e firmato, con la causale corretta.
• Patente di guida valida di categoria superiore alla B.
• Documento d’identità in corso di validità.
• Fototessera recente, rispettando i requisiti indicati dall’ufficio.
• Ricevuta del pagamento dei diritti e, se dovute, delle spese di consegna.

In aggiunta per i cittadini extra-UE possono essere richiesti ulteriori documenti, come il permesso di soggiorno e, quando previsto, l’attestato di conducente o una dichiarazione sostitutiva riferita all’attività svolta. Possono inoltre essere necessari riscontri sul requisito della residenza normale.

Inoltre va detto che la lista non sostituisce le istruzioni della Camera competente: prima dell’invio vanno verificati modulistica aggiornata, formato degli allegati e modalità di firma perchè la documentazione incompleta non è soltanto un problema formale e se occorrono integrazioni, possono allungarsi i tempi di lavorazione proprio mentre la vecchia carta si avvicina alla scadenza.

Rinnovo carta tachigrafica: quanto costa?

Il costo della procedura comprende i diritti di segreteria richiesti per il rilascio della nuova carta ed eventuali spese accessorie, soprattutto quando si sceglie la consegna a domicilio e come riferimento concreto, la Camera di Commercio di Firenze indica 37 euro di diritti di segreteria e 3,17 euro aggiuntivi in caso di spedizione. Anche altre Camere pubblicano importi analoghi, ma il conducente deve sempre verificare l’importo effettivo e le istruzioni di pagamento dell’ufficio presso cui presenta la domanda.

Se ci si affida a un’agenzia di pratiche auto, il compenso per la gestione può aggiungersi ai diritti camerali, mentre per quanto riguarda le modalità di pagamento, molti uffici utilizzano PagoPA e indicano una causale precisa da riportare nella transazione. Firenze, per esempio, consente il pagamento online tramite il servizio dedicato e, allo sportello, il pagamento elettronico secondo le modalità pubblicate dall’ente.

Il pagamento da solo non completa il rinnovo: la ricevuta va conservata e, quando richiesto, allegata alla domanda.

Quanto tempo ci vuole per ricevere la nuova carta?

Per il rinnovo della carta del conducente, la Camera di Commercio di Firenze indica un termine di consegna di 15 giorni lavorativi dalla ricezione della domanda completa. Il Regolamento (UE) n. 165/2014 prevede inoltre che, quando la domanda è stata presentata nei tempi richiesti, l’autorità competente fornisca la nuova carta prima della scadenza di quella precedente.

Questo non significa che si possa presentare una domanda incompleta e contare comunque sulla consegna entro una data precisa perchè eventuali integrazioni, verifiche o problemi nella spedizione possono incidere sull’esito pratico.

In aggiunta chi sceglie il recapito postale deve indicare correttamente l’indirizzo e seguire le comunicazioni dell’ente mentre chi preferisce il ritiro allo sportello dovrebbe invece informarsi sulle modalità di avviso, sugli appuntamenti e sull’eventuale delega perchè in un periodo in cui il conducente ha viaggi programmati, anche il modo in cui la carta viene consegnata conta.

Rinnovo carta tachigrafica online: quali possibilità esistono?

Il rinnovo può essere gestito anche tramite canali digitali, ma non tutti i conducenti possono accedere direttamente allo stesso portale nazionale.

Il servizio TACI di InfoCamere consente di trasmettere online le domande di prima emissione e rinnovo della carta conducente e della carta azienda rivolgendosi però ad agenzie e intermediari autorizzati dalle Camere di Commercio, che devono disporre delle abilitazioni e degli strumenti richiesti. Inoltre fra gli intermediari possono rientrare, quando convenzionate, anche imprese di trasporto che gestiscono le richieste per i propri autisti.

Il singolo conducente deve quindi verificare sul sito della propria Camera quali canali siano effettivamente disponibili. In aggiunta in alcuni territori si può inviare la documentazione attraverso modalità elettroniche previste dall’ufficio; in altri casi è necessario ricorrere allo sportello, alla posta o a un soggetto abilitato.

Un’altra distinzione utile riguarda pagamento online e domanda online: effettuare il versamento con PagoPA non equivale a presentare la richiesta ma la procedura si considera avviata attraverso il canale ammesso, con il modulo e gli allegati necessari.

Quindi per evitare errori conviene consultare prima il portale istituzionale della Camera di Commercio competente e soltanto dopo scegliere se procedere personalmente o con l’assistenza di un intermediario.

Carta del conducente scaduta: si può continuare a guidare?

La carta del conducente scaduta non può essere utilizzata per guidare i veicoli per i quali è obbligatorio il tachigrafo digitale e l’articolo 27 del Regolamento (UE) n. 165/2014 vieta espressamente l’impiego di una carta non più valida.

La domanda di rinnovo può essere presentata anche in ritardo, ma la ricevuta della pratica non sostituisce una carta valida e non autorizza, da sola, a continuare il servizio e se il documento è già scaduto e quello nuovo non è disponibile, occorre attendere prima di riprendere la guida soggetta a tale obbligo.

Inoltre bisogna soprattutto distinguere la scadenza dai casi di furto, smarrimento, danneggiamento o malfunzionamento perchè per questi eventi l’articolo 29 disciplina la richiesta di sostituzione, da presentare entro sette giorni di calendario, e consente in determinate condizioni la guida senza carta per un periodo ordinario massimo di quindici giorni di calendario e tale eccezione non si applica automaticamente alla scadenza naturale del documento.

Per il datore di lavoro la conseguenza può essere molto concreta: un conducente non impiegabile nei viaggi previsti costringe a rivedere turni, assegnazioni e disponibilità dei mezzi. Ecco perché il rinnovo non dovrebbe essere gestito soltanto quando arriva una segnalazione dell’autista.

Prima di sostituire la carta: dati e registrazioni da conservare

Il passaggio dalla vecchia alla nuova carta richiede attenzione anche ai dati tachigrafici ed è opportuno verificare che le registrazioni presenti sul documento in scadenza siano state scaricate e conservate correttamente, secondo gli obblighi applicabili all’impresa e al conducente.

Nello specifico la nuova carta non trasferisce automaticamente tutto lo storico della precedente e inoltre, dal 31 dicembre 2024 la documentazione esibibile durante i controlli su strada deve permettere di ricostruire le attività del giorno in corso e dei 56 giorni precedenti, secondo l’articolo 36 del Regolamento (UE) n. 165/2014. Le modalità di dimostrazione possono comprendere, secondo i casi, dati disponibili, registrazioni manuali e stampe.

Per questo, prima del cambio del documento è utile coordinarsi con chi gestisce lo scarico dei dati in azienda, senza attendere che la carta venga disattivata o restituita ed è necessario anche seguire le istruzioni della Camera di Commercio sull’eventuale riconsegna della vecchia carta: non tutte le causali e modalità di rilascio prevedono gli stessi adempimenti.

Per approfondire l’utilizzo del dispositivo e le attività registrate puoi consultare la nostra guida ai simboli del cronotachigrafo.

Prima emissione, rinnovo e carta azienda: cosa cambia?

Sui siti camerali compaiono procedure simili che rispondono a esigenze diverse come la prima emissione che riguarda chi deve ottenere la carta per la prima volta e il rinnovo per scadenza che riguarda invece chi possiede già un documento prossimo alla fine della sua validità.

In aggiunta esiste poi la sostituzione, richiesta in situazioni particolari come smarrimento o malfunzionamento, che segue termini e condizioni differenti. Ovviamente non è corretto applicare indistintamente a tutti questi casi le regole sulla guida senza carta.

Inoltre va distinta anche la carta azienda da quella del conducente perchè la prima è intestata all’impresa e serve ad accedere ai dati del tachigrafo per le attività autorizzate; la seconda identifica personalmente l’autista e registra la sua attività. Anche la carta aziendale può essere rinnovata, ma modulistica, titolarità e documenti da produrre non coincidono necessariamente con quelli del conducente.

Per questa guida il riferimento resta il rinnovo della carta personale dell’autista: chi deve rinnovare la carta aziendale dovrebbe utilizzare la pagina e il modello specificamente dedicati a quel documento.

Come organizzare le scadenze delle carte in un’azienda di trasporto

Per un’azienda di autotrasporto, una carta tachigrafica scaduta può diventare un problema operativo perchè se il conducente non dispone di un documento valido, l’ufficio traffico potrebbe dover rivedere l’assegnazione dei viaggi o trovare un autista sostitutivo.

Per evitare situazioni di questo tipo, le scadenze delle carte dovrebbero essere monitorate insieme a quelle di patenti, CQC e altri documenti del personale. Uno scadenzario condiviso consente di individuare con anticipo i rinnovi necessari e organizzare le relative pratiche senza interferire con le attività di trasporto.

Quindi per evitare che il problema emerga quando un viaggio è già stato assegnato, l’ufficio competente dovrebbe poter consultare chi è titolare del documento, quando scade e a che punto si trova il rinnovo. Il  metodo utile consiste nel registrare le scadenze in un sistema condiviso, programmare promemoria con anticipo e aggiornare lo stato della pratica quando viene inviata la domanda o arriva la nuova carta.

La pianificazione permette di preparare gli allegati e concordare gli appuntamenti prima della finestra utile per presentare la domanda. Il tema si inserisce nella più ampia gestione dello scadenzario aziendale per i trasporti.

Gestire documenti e scadenze con WS Infinity

WS Infinity è il software gestionale di Win Software dedicato alle imprese di autotrasporto. Fra le sue funzionalità comprende uno scadenzario integrato per registrare gli eventi, associarli a personale e mezzi, e impostare avvisi automatici sulle date da monitorare.

Nel caso delle carte tachigrafiche, l’azienda può organizzare il controllo delle scadenze insieme agli altri adempimenti del personale, evitando che le informazioni restino disperse tra fogli di calcolo, messaggi e promemoria individuali. Il software non rinnova direttamente la carta presso la Camera di Commercio: aiuta invece a sapere quando occorre avviare la pratica e a coordinare le attività interne.

Con WS Infinity, le aziende di autotrasporto possono tenere sotto controllo le scadenze dei documenti relativi ad autisti e veicoli attraverso uno scadenzario integrato che con gli avvisi automatici permette di individuare le scadenze in arrivo e programmare per tempo le attività necessarie, compreso il rinnovo delle carte tachigrafiche.